Das Social Intranet der Deutschen AIDS-Hilfe


Die Deutsche AIDS-Hilfe e.V. (DAH) ist ein Dachverband von rund 130 Organisationen und Einrichtungen in ganz Deutschland. Das Social Intranet der Deutschen AIDS-Hilfe e.V. (DAH) verbessert die Zusammenarbeit der ehren- und hauptamtlichen Mitarbeiter. Neben der Vernetzung der Haupt- und Ehrenamtlichen, ermöglicht das Intranet die projektbezogener Gruppenarbeit mithilfe eines Social Intranets sowie die Etablierung eines verbandsweiten Wissensmanagements.

Hier erhalten Sie einen Einblick in das Intranet der Deutsche AIDS-Hilfe e.V..


De DAH Sie vertritt die Interessen von Menschen mit HIV/Aids in der Öffentlichkeit sowie gegenüber Politik, Wissenschaft und medizinischer Forschung. Die Bundesgeschäftsstelle in Berlin übernimmt dazu Aufgaben wie die Aus-, Fort- und Weiterbildung, Fach-, Gremien-, Öffentlichkeits- und politische Arbeit sowie Selbsthilfeförderung auf Bundesebene. Die einzelnen Mitgliedsorganisationen leisten diese Arbeit vorwiegend auf lokaler, regionaler und überregionaler Ebene. Kommunikation als Schlüssel zu erfolgreicher Arbeit Die rund 500 hauptamtlichen Mitarbeiter des Verbands bewältigen die vielfältigen Aufgaben mit der Hilfe von ca. 5.000 Ehrenamtlichen. Einer der langjährigen Mitarbeiter in der Bundesgeschäftsstelle in Berlin ist Dirk Hetzel. Als Referent für internetgestützte Prävention war ihm klar: Das volle Potential dieser Gemeinschaft kann nur dann genutzt werden, wenn richtig kommuniziert wird. Früher gab es nur eine Möglichkeit, die vielen ehrenamtlichen Mitarbeiter regelmäßig zu erreichen: der vom Dachverband verschickte Newsletter. Diese Einbahn-Kommunikation war den Ansprüchen einer modernen Organisation wie der DAH jedoch bald nicht mehr angemessen: „Eine richtige Interaktion konnte darüber natürlich nicht stattfinden. Das hat uns lange Zeit gestört,“ berichtet Herr Hetzel. Und so kam es, dass der Diplompädagoge und Social-Media-Manager die Herausforderung annahm, die Zusammenarbeit der ehren- und hauptamtlichen Mitarbeiter zu verbessern. Neben der Vernetzung der Haupt- und Ehrenamtlichen gab es zwei wesentliche Ziele: Die Ermöglichung projektbezogener Gruppenarbeit mithilfe eines Social Intranets sowie die Etablierung eines verbandsweiten Wissensmanagements. Das allerorten vorhandene Wissen im Verband sollte besser genutzt werden. Die lange Suche nach einer passenden Intranet-Lösung... Am Anfang stand eine umfangreiche Marktanalyse – fast anderthalb Jahre vergingen mit der Suche nach einer passenden Lösung. Hierbei wurden auch Vertreter der einzelnen Mitgliedsorganisationen involviert: In Workshops gewann die DAH Klarheit darüber, was man eigentlich brauchte und erwartete. Basierend darauf erstellte das Team um Dirk Hetzel ein Lastenheft, an dem sich die möglichen Lösungen messen lassen mussten. Am Ende setzte sich das Portal-Framework Intrexx mit der integrierten Collaboration-Applikation Intrexx Share durch. Die ausgedehnte Marktforschung hat sich gelohnt, wie Herr Hetzel erzählt: „Als ich auf Intrexx aufmerksam wurde, hat es mich sofort überzeugt. Vor Intrexx Share gab es so etwas gar nicht. Die intuitive Oberfläche und die gute Usability waren für uns das größte Argument. Das zahlt sich aus: Wir haben noch nie Anwendungsrückfragen dazu bekommen.“ Neben der leichten Bedienbarkeit sprach vor allem die Wirtschaftlichkeit für das Produkt: „Andere Lösungen waren überdimensioniert und vor allem zu teuer. Intrexx ist unterm Strich auch für eine Organisation wie wir es sind finanzierbar.“

... und dann ging alles ganz schnell In nur 3 Monaten von der Entscheidung bis zum Go-Live wurde das Social Intranet mit Unterstützung durch den Berliner Intrexx-Partner City & Bits aufgebaut. Als Tipp für ähnliche Projekte betont Herr Hetzel die Bedeutung der guten Absprache mit der Geschäftsführung und den verbandsweiten Stakeholdern: „Ohne deren Beteiligung wäre die Einführung wahrscheinlich nicht so gut gelaufen.“ Darüber hinaus hat es sich bewährt, in jeder Mitgliedsorganisation Key User zu benennen, die dazu beitragen, das Portal zu bewerben.

Ihre Vorteile spielt die Plattform vor allem bei der projektbezogenen Gruppenarbeit aus. Durch die Bündelung aller Beteiligten sowie der dazugehörigen Diskussionen und Dokumente wird sie besonders wertvoll. Für einen großen Verband wie die Deutsche AIDS Hilfe war es wichtig, mit dem Tool überregional zusammenarbeiten und Dokumente austauschen zu können. Die bisher über 70 projekt- oder fachspezifischen Gruppen sind dafür eine geeignete Umgebung.

Ein Beispiel bietet die alle zwei Jahre stattfindende Selbsthilfekonferenz „Positive Begegnungen“: In der dazugehörigen Projektgruppe findet ein großer Teil der Vorbereitung statt. „Unser altes Intranet hat so etwas überhaupt nicht hergegeben,“ berichtet Herr Hetzel und führt weiter aus: „In den fachspezifischen Gruppen werden heute gezielt bestimmte Themenbereiche besprochen.“

Wissen auf Knopfdruck – mit der integrierten Wissensdatenbank Die Kommunikationsplattform wird durch eine auf dem Wiki-Prinzip basierende Wissensdatenbank ergänzt. Sie ist direkt integriert. In dieser Applikation, die zusammen mit dem Berliner Softwaredienstleister City & Bits entwickelt wurde, werden zentrale Dokumente und Informationen gesammelt, kategorisiert und erläutert. Die Mitarbeiter und Ehrenamtlichen finden hier alle wichtigen Informationen ganz leicht mithilfe der Volltextsuche.

Es gibt aber auch Dinge, die die DAH bei einem neuen Projekt anders machen würde. So hatte man zum Beispiel anfangs kein automatisiertes Tool zur Passwortwiederherstellung (User Self Service). „Das haben wir bei der großen Zahl an Benutzern bald bereut – und die gewünschte Funktion einfach schnell nachgerüstet,“ gesteht Herr Hetzel. Insgesamt ist er sehr zufrieden damit, wie sich das Portal entwickelt: „Intrexx Share ermöglicht es uns auf effektive und einfache Art, verbandsweit zusammen zu arbeiten. Kollegen, die intensiv mit der Gruppenfunktion arbeiten, kamen schon auf mich zu und sagten: Das ist genau das, was sie sich schon immer gewünscht haben!“

Die Highlights · Verbandsweite und ortsunabhängige Zusammenarbeit · Informationen werden schnell gefunden und geteilt · Leichtere Organisation in digitalen Projektgruppen

Über United Planet Seit 1998 greift United Planet seinen Kunden bei der digitalen Transformation unter die Arme. Zusammen mit über 100 bestens ausgebildeten Partnern konnte das Unternehmen bis heute 5.000 Kunden beim Weg von analog zu digital unterstützen. Ganz gleich, ob es um interne Kommunikation, Geschäftsprozesse oder die Zusammenarbeit mit Partnern geht: Die Software Intrexx ist das ideale Werkzeug dafür. Denn Intrexx ist die Low Code Development Plattform für Ihren Digital Workplace.

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