Mitarbeiter in den Aufbau eines neuen Intranets einbeziehen

Moderne Intranets sind dynamisch und haben soziale und mobile Funktionen. Während es in der Vergangenheit sehr hilfreich war, die Mitarbeiter während des gesamten Prozesses einzubeziehen, ist es heute eine Notwendigkeit. Denn die heutigen Intranets dienen oftmals als Online-Community-Raum. Um eine fruchtbare Gemeinschaft aufzubauen, müssen die Mitarbeiter frühzeitig ein Gefühl des Engagements und der Eigenverantwortung haben, damit ein aktive Intranet funktioniert. Im Folgenden haben wir ein paar Möglichkeiten zusammengestellt, wie Sie Ihre Kollegen im Intranet einbinden können.


Regelmäßige Umfrage durchführen und vergleichen


Eine Umfrage, die die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem bestehenden Intranet misst, ist hilfreich, um Feedback zu erhalten. Wenn Sie Fragen sorgfältig formulieren, können Sie die Umfrage sechs Monate nach dem Start des neuen Intranets erneut durchführen und mit den Basisdaten über das alte Intranet vergleichen. Sie können dann weiterhin alle 6-12 Monate die gleiche Umfrage versenden, um die Zufriedenheit mit dem neuen Intranet zu überprüfen. Mehr dazu unter Tipps: Musterfragebogen Intranet-Umfrage


Fokusgruppen und Stakeholder einbeziehen


Fokusgruppen sind nützlich, um Feedback über das aktuelle Intranet zu erhalten und Informationen über die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu sammeln. Fokusgruppen (im Gegensatz zu Einzelinterviews oder Umfragen) schaffen gemeinsame Erfahrungen, die dazu beitragen, ein Gefühl der Verbundenheit unter den Kollegen zu schaffen. Stakeholder-Interviews sind ebenfalls ein wichtiger Bestandteil der Intranet-Planung. Sie sind eine Gelegenheit, den Mitarbeitern und Führungskräften im gesamten Unternehmen zuzuhören und die Anforderungen zu definieren.

Ein anderes Beispiel für Mitarbeiterbindung ist hier der HEINEKEN Green Room, eine erfolgreiche neue Online-Plattform, die die Mitarbeiterbindung erleichtert. Gezielt auf das interne Publikum von 81 Tausend Mitarbeitern werden alle Videos, Blogs, Fotos und Fact Cards von Mitarbeiterreportern generiert. Im Green Room teilen die Mitarbeiter ihre HEINEKEN-Erfahrungen vor Ort, inspirieren sich gegenseitig und sind stärkere Unternehmens- und Markenvertreter. Und es macht Spaß!


Beobachten Sie die Mitarbeiter


Diese Technik ist ein Geheimnis einiger der besten Intranet-Manager der Welt, ist aber Standard bei Usability-Experten. Die Arbeitsplatzbeobachtung gibt dem Intranet-Team einen praxisnahen Einblick in die tägliche Arbeit der Menschen und die Informationen und Werkzeuge, mit denen sie ihre Arbeit verrichten. Nutzen die Kollegen das Intranet oder andere Wege, um ihre Aufgaben zu lösen? Es kann viel realistischere Informationen liefern als Ansätze, die von den Teilnehmern einen Selbstbericht verlangen.


Mitarbeiter nach Ideen für das neue Intranet fragen


Fragen Sie die Benutzer, was sie im Intranet brauchen und geben Sie den Menschen die Möglichkeit, ihre Gedanken auszutauschen. Vielleicht entdecken Sie brillante und innovative Ideen, die sich das Intranet-Team nicht ausgedacht hätte. Versuchen Sie, diesen Prozess in einem offenen Online-Raum abzuhalten, in dem die Mitarbeiter die Ideen der Kollegen sehen und kommentieren oder dazu beitragen können. Mehr dazu im Blog unter "Das Ideenportal bei Audi."


Eine Gruppe für Content-Eigentümer erstellen


Sobald Sie den Weg in ein neues Intranet einschlagen, ist es wichtig, sich mit Ihren Content-Ownern in Verbindung zu setzen. Content-Eigentümer spielen eine entscheidende Rolle in Ihrem Projekt, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt und aktuell sind. Sie fungieren auch als Vorreiter, indem sie die Vorteile des Intranets teilen und Kollegen bei der Projektarbeit unterstützen, wie zum Beispiel bei der Schulung neuer und bestehender Inhaltsautoren. Zudem sind Sie bei Aktionen treibende Kraft und gehen mit gutem Beispiel voran. Mehr dazu in den Best-Practice Beispielen: "Die Gute Frage" im Witt-Weiden Intranet


Einbeziehung von Schlüsselmitarbeitern


Die richtige Intranet-Software zu finden, ist ebenso eine Kunst wie eine Wissenschaft. Die Erfüllung kaufmännischer und technischer Anforderungen ist ebenso wichtig wie die Suche nach einer guten kulturellen Übereinstimmung. Lassen Sie das Intranet-Team nicht komplexe Anforderungs-Tabellen durchsuchen, sondern geben Sie ihnen einen Demozugang und lassen Sie sie probieren. Erwägen Sie, auch Content-Autoren in diesen Prozess einzubeziehen, da sie wahrscheinlich einige nützliche Rückmeldungen erhalten werden. Ebenfalls kann es sinnvoll sein, die Mitarbeiter mit einzubeziehen. Erstellen Sie ein einfaches System, in dem die Leute über zwei oder drei verschiedene Designkonzepte abstimmen oder kommentieren können.


Inventur der Inhalte im bestehenden Intranet


Dies mag die am wenigsten glamouröse Art sein, Benutzer einzubeziehen, aber es ist eine der wichtigsten für den Aufbau eines effektiven neuen Intranets. In der Regel führen die Content-Eigentümer die Content-Inventare durch. Dies kann zeitaufwändig sein, also beginnen Sie früh damit und bieten Sie den Inhaltsinhabern, die diese Aktivität durchführen werden, viel Unterstützung und Kaffee. Ein Content Audit ist eine der ersten Aufgaben bei der Realisierung einer effektiven Intranet-Informationsarchitektur. Mehr dazu unter Tipps: Wie Sie den Information Overflow in den Griff bekommen!


Cardsorting für die Intranet-Struktur


Die Kartensortierung ist ein standardisierter und gängiger Prozess im Anforderungsprozess, um die Mitarbeiter in die Entwicklung einer Intranet-Informationsarchitektur (oder Standortnavigation) sinnvoll einzubeziehen. Es handelt sich um einen strukturierten Ansatz zur Erfassung von Mitarbeiteranforderungen darüber, wie Sie die Informationen in Ihrem Intranet organisieren können. Mehr dazu unter Tipps "Wie strukturiere ich mein Intranet neu?"


Online-Tests von Aufgaben durchführen


Aufgabentests sind ein weiteres Standardwerkzeug in der Toolbox des User Experience Designers. Während die Kartensortierung Ihnen hilft zu verstehen, wie Mitarbeiter Inhalte in ihren Köpfen gruppieren, können Sie mit Hilfe von Aufgabentests testen, wie gut ein Entwurf einer Intranet-Navigation den Mitarbeitern hilft, tatsächliche Aufgaben der täglichen Arbeit zu erledigen. Benutzertests ähneln Aufgabentests, finden aber auf einer Live-Site oder Mockups statt, die Seitenlayouts und einige grafische Designelemente enthalten. Das User-Testing bietet eine weitere Validierungsrunde für die Navigationsstruktur und Funktionen, die Sie für Ihr neues Intranet erstellen, und kann das Layout der Seiten bestimmen. Es handelt sich um eine kleinere Gruppe als Aufgabentests.

Mehr dazu unter den Best-Practice-Beispielen: Konzeption, Durchführung und Auswertung eines Usability-Tests am Beispiel des FMC International Intranets


Eine Kultur der Zusammenarbeit aufbauen


Die Endergebnisse, die die meisten Unternehmen von ihrem Intranet erwarten, sind ein hohes Maß an Verbindung, Wissensaustausch und Mitarbeiterbindung. Der beste Weg, dies zu erreichen, ist ein wirklich kooperativer Ansatz bei der Planung und Einführung Ihres sozialen Intranets. Die aktive Einbeziehung aller Ihrer Stakeholdergruppen von Anfang an wird sich positiv auf Ihr Endergebnis und den Erfolg Ihres neuen Intranets auswirken.


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