Social Collaboration: Warum Unternehmen interne Kommunikation ernst nehmen müssen

Um sich als Unternehmen gegenüber Wettbewerbern dauerhaft behaupten zu können, ist eine effiziente, interne Kommunikation wichtiger denn je. Dafür ist ein Social Intranet unverzichtbar – doch was muss es beinhalten? Das erfährst du in diesem Artikel.


Alle Mitarbeiter müssen die Möglichkeit bekommen, sich schnell, sicher und einfach auszutauschen – nur so kann der erste Schritt in Richtung digitale Transformation erfolgreich gemeistert werden. Die meisten Firmen hierzulande haben das inzwischen erkannt. Dementsprechend hohen Wert legen sie auf einen gut organisierten Informations- und Wissenstransfer.


Kein Digital Workplace ohne Social Intranet


In Zeiten der digitalen Transformation ist das Arbeiten ohne einen Digital Workplace unvorstellbar. Er ermöglicht es, Prozesse zu optimieren und fungiert als zentrale Wissensdatenbank, in der Mitarbeiter jederzeit und von überall auf wichtige Informationen zugreifen können. Doch ein Digital Workplace muss noch mehr leisten können.

Einen zentralen Bestandteil davon stellt das Social Intranet dar. Es vereint Information mit Interaktion und Kollaboration. Während veraltete Intranets überwiegend für eine einseitige Top-down-Kommunikation genutzt werden, stellt das Social Intranet endlich die Mitarbeiter und ihr Wissen in den Mittelpunkt des Geschehens. Ihr Potenzial wird ausgeschöpft, indem sie nicht mehr nur in die Rolle der Konsumenten gedrängt werden. Vielmehr eröffnen Social-Collaboration-Tools die Möglichkeit, sich aktiv an der internen Kommunikation zu beteiligen und das eigene Know-how einzubringen. Das stellt einen enormen Mehrwert für Unternehmen und ihre Ressourcen dar.


E-Mail-Fluten, Meeting-Marathons und gefährliche Schatten-IT

Wer kennt das nicht? Die tägliche Masse an reinflatternden E-Mails kostet wertvolle Zeit. 30 E-Mails erhält jeder durchschnittlich – und zwar jeden Tag. Alleine das Lesen der häufig unnötigen Informationsweitergaben dauert extrem lange. Damit bremst die E-Mail die Produktivität der Mitarbeiter enorm aus. Außerdem eignet sie sich nicht wirklich für komplexe Abstimmungsprozesse, in die mehrere Personen involviert sind.

Hierfür könnte auf Meetings zurückgegriffen werden. Doch was sich in der Theorie als mögliche Alternative tarnt, hat sich in der Praxis als ineffizienter Zeitfresser entpuppt. Die Erfahrung zeigt, dass Meetings häufig nicht zielführend verlaufen und unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen. 16,5 Stunden werden pro Monat durchschnittlich in Meetings verbracht – dieses ernüchternde Ergebnis hat eine Studie im Auftrag von Sharp Electronics Europe aufgedeckt.


Das muss nicht sein – und darf so auch nicht sein. Denn die Konsequenz von unnötigem E-Mail-Ping-Pong und langatmigen Meetings ist nicht nur die Verschwendung kostspieliger Arbeitszeit, sondern auch die Entwicklung einer gefährlichen Schatten-IT. Sie entsteht häufig, wenn die eigenen Ressourcen von den altmodischen Kommunikationswegen frustriert sind, die ihnen geboten werden. Entsprechen sie nicht ihren Bedürfnissen, wird nur allzu oft unbemerkt und ohne böse Hintergedanken auf Dienste wie WhatsApp oder Skype zurückgegriffen. Ein Bewusstsein dafür, wie gefährlich das für die IT-Sicherheit ist, fehlt meist.


Ohne Social Intranet geht nichts mehr


Um der Entwicklung einer Schatten-IT entgegenzuwirken, müssen Unternehmen ein Social-Collaboration-Tool einsetzen, das mehr als veraltete E-Mails und langatmige Meetings leisten kann. Ein Social Intranet eignet sich optimal dafür, die interne Kommunikation sicher und effizient zu gestalten.


Egal, ob direkte Nachrichten ausgetauscht oder sich in projektbasierten Teams organisiert werden soll – ein Social Intranet erleichtert die orts- sowie zeitunabhängige Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens enorm. Das Teilen von Dokumenten und der Austausch von Wissen wird einfach, Events lassen sich effizient organisieren, es können übersichtliche To-do-Listen genutzt und Anzeigen unternehmensintern veröffentlicht werden.

Dass mithilfe eines Social Intranets Abstimmungen vereinfacht und Workflows verbessert werden, kann sich nicht nur wirtschaftlich positiv auswirken. Es kann darüber hinaus die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und das Employer-Branding nachhaltig stärken.


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